Canadian Business Registrations

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Registrations explained

When starting a business everyone knows that you need to “register” your business with the government. But it can get really confusing because there are many different kinds of “registrations” and people or websites don’t always distinguish between them. The type of registration depends on the legal structure or type of your business.

Entreprise individuelle

A sole proprietorship is the simplest form of operating a business that is owned by one individual. The business has no existence apart from the owner. The owner is responsible for making all of the business decisions, earns all the profits, but also assumes all of the risks and obligations.

Sole Proprietorships

Partenariat

A partnership is created when two or more people agree to share in the profit and losses of a business. It’s like a sole proprietorship but with 2 or more owners.

Partnerships

Société

Corporations are the preferred legal structure for businesses. They are a distinct legal person from its owners. The principal advantages of a corporation include limited personal liability protection for its owners, offers the most flexibility to raise capital from investors and can provide tax flexibility and advantages.

Corporations

Non-Profits

Non-profits are associations and organizations that are formed by individuals in order to pursue a common goal and are often dedicated to advocating for a specific group or furthering a specific social cause operating for the benefit of others. In other words, its objective is not to make money for its owners or members. A non-profit organization uses its surplus revenues to further achieve its purpose or mission, rather than distributing its surplus income to the organization's members as profit.

Non-profits

Enregistrement DBA

DBA is an acronym that stands for "doing business as." DBA registration is a way to give your business a name that's different from your personal name or the legal name of your business corporation. For example, if your personal name is John Smith and you sell an App, you can brand or sell you product or service as “Could Tiger App”. In this case your DBA registration would be a sole proprietorship. If you conduct your business through a corporation and its legal name is John Smith App Development Inc., you could likewise register the DBA for your corporation.

Sole Prop DBA Corporation DBA

Société ou DBA ou partenariat ou association à but non lucratif : Qu'est-ce qui me convient ?

Laissez CorpCentre simplifier les options qui s'offrent à vous lorsque vous prenez l'une des décisions les plus importantes.

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Structures des entreprises

Name Search before registering your business

Plusieurs différences importantes entre une société et un DBA

Name Report

To register your business, a business name search report is generally required. These reports are used to determine the availability of a business name by searching the relevant databases or registries listing any similar or possibly confusing existing business names and trademarks.

This is true regardless of the legal structure or type your business is.

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Preliminary Searches

Pre-searches save you time and money by eliminating proposed names with exact matches before you pay for a NUANS Report. Why spend money on multiple reports, conduct pre-searches to help determine name availability. Then once you are more confident the name is available, order your NUANS Report.

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FAQ

Questions fréquemment posées

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Incorporation

Plusieurs caractéristiques propres à la société en font la structure juridique préférée de nombreuses entreprises. Ces caractéristiques sont les suivantes

Responsabilité limitée. L'un des principaux avantages de la constitution d'une société est la responsabilité limitée conférée à ses actionnaires. La responsabilité d'un actionnaire pour les dettes de la société est limitée au montant des fonds qu'il a investis dans la société. Les créanciers n'ont de droits qu'à l'encontre de la société elle-même et non à l'encontre des actionnaires.
Avantages fiscaux. La constitution en société de votre entreprise présente des avantages fiscaux, tels que des taux d'imposition plus faibles et le report des pertes des années précédentes pour compenser les bénéfices des années suivantes, entre autres.
Collecte de fonds. Une société peut offrir des sources potentielles de capitaux plus importantes que d'autres formes d'entreprises (telles que les entreprises individuelles et les sociétés de personnes). Les sociétés peuvent émettre différentes catégories d'actions (en plus d'autres titres de créance tels que les obligations) pour lever des capitaux, ce qui est généralement plus intéressant pour les investisseurs.
Existence perpétuelle. Une société a la particularité d'avoir une existence perpétuelle. Elle ne dépend pas de la vie de ses actionnaires, administrateurs et dirigeants et ne sera pas affectée par les changements, les décès ou les départs à la retraite de ses membres, puisque la société est considérée comme une "personne" distincte.
Crédibilité et prestige. La constitution en société peut contribuer à donner à votre entreprise de la crédibilité et du prestige dans ses activités.

En revanche, la constitution de votre entreprise est soumise aux formalités suivantes :

Coûts de démarrage. Les coûts initiaux de démarrage (c'est-à-dire les taxes gouvernementales) peuvent être élevés par rapport à d'autres structures commerciales (entreprises individuelles et sociétés de personnes).
Tenue des registres de la société. Une société est tenue de conserver avec diligence ses registres et de tenir des réunions, d'élire des administrateurs et de fournir certaines informations aux actionnaires.
Double imposition. Les revenus générés par une société sont imposés à la fois au niveau de la société et au niveau des actionnaires. Une société doit payer des impôts sur ses revenus et les actionnaires doivent payer des impôts sur les dividendes (c'est-à-dire les bénéfices qu'ils reçoivent de la société). Toutefois, une grande partie de cette double imposition peut être minimisée en compensant les dépenses commerciales de la société (c'est-à-dire les salaires) par ses revenus.

Non Profit Corporation

One of the most important factors for any non-profit corporation when deciding to incorporate is the cost of incorporation. The jurisdiction of incorporation will automatically become criteria for decision because government fees are not the same.

Below are the current government incorporation fees for non-profit corporations in Canadian jurisdictions:

Compétence	Government Fee
Fédéral	$250
Alberta	$75
Colombie-Britannique	$100
Manitoba	$350
Terre-Neuve	$270
Nouveau-Brunswick	$262
Nouvelle-Écosse	$200
Ontario	$155
Québec	$389
Saskatchewan	$65
Territoire du Yukon	$50

Moreover, if you are incorporating a federal corporation, you must also register extra-provincially. Currently, the extra-provincial registration fees for a federal corporation which has its registered office in that province are (these are in addition to the federal incorporation fee of $250 indicated above):

Province	Frais d'inscription extra-provinciale
Alberta	$275
Colombie-Britannique	$351.50
Manitoba	$350
Terre-Neuve	$260
Nouveau-Brunswick	$212
Nouvelle-Écosse	$274.10
Territoires du Nord-Ouest	$100
Ontario	$0
Île-du-Prince-Édouard	$275
Québec	$40
Saskatchewan	$65
Territoire du Yukon	$50

Incorporation

L'un des facteurs les plus importants pour les petites entreprises lorsqu'elles décident de se constituer en société est le coût de la constitution. La juridiction dans laquelle la société est constituée devient automatiquement un critère de décision, car les taxes gouvernementales ne sont pas les mêmes.

Vous trouverez ci-dessous les frais d'enregistrement des gouvernements en vigueur dans les juridictions canadiennes :

Compétence	Frais de gouvernement
Fédéral	$200
Alberta	$450
Colombie-Britannique	$352
Manitoba	$300
Nouveau-Brunswick	$312
Terre-Neuve	$300
Nouvelle-Écosse	$417
Ontario	$300
Île-du-Prince-Édouard	$265
Québec	$389
Saskatchewan	$265

En outre, si vous constituez une société fédérale, vous devez également vous enregistrer au niveau extra-provincial. Actuellement, les frais provinciaux pour une société fédérale dont le siège social se trouve dans la province sont les suivants (ils s'ajoutent aux frais de constitution fédéraux de 200 $ indiqués ci-dessus) :

Province	Frais d'inscription extra-provinciale
Alberta	$395
Colombie-Britannique	391 $ (y compris la recherche de noms 39 $)
Manitoba	349 $ (y compris la recherche de noms 49 $)
Terre-Neuve	$560
Nouveau-Brunswick	$212
Nouvelle-Écosse	$252
Territoires du Nord-Ouest	$300
Ontario	N/A
Île-du-Prince-Édouard	$260
Québec	$308
Saskatchewan	340 $ (y compris la recherche de noms 75 $)
Territoire du Yukon	$335

Dans la plupart des cas, il est plus coûteux de constituer une société fédérale. La seule exception est l'Ontario, où il n'y a pas de droits d'enregistrement provinciaux.

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EN FAIT, IL EST MOINS COÛTEUX DE CONSTITUER UNE SOCIÉTÉ FÉDÉRALE QU'UNE SOCIÉTÉ ONTARIENNE EN ONTARIO.

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En outre, il y a des déclarations annuelles à effectuer. Dans le cas d'une société fédérale, il faut déposer deux rapports annuels (20 à 40 dollars par an). Pour les sociétés provinciales, il n'y a qu'un seul rapport annuel.

Non Profit Corporation

This depends on the jurisdiction of incorporation. Below are the current government incorporation approximate delays for non-profit corporations in Canadian jurisdictions:

Compétence	Traitement standard	Expedited Processing (Additional fees apply)
Fédéral	30 jours	N/A
Alberta	10 jours	5 jours
Colombie-Britannique	40 days	20 days
Manitoba	30 jours	15 jours
Terre-Neuve	30 jours	N/A
Nouveau-Brunswick	30 jours	15 jours
Nouvelle-Écosse	30 jours	N/A
Ontario	60 days	15 jours
Québec	26 days	12 days
Saskatchewan	30 jours	15 jours

Incorporation

Un autre facteur important dans la décision de constituer une société est le temps que cela prend. Certaines juridictions sont beaucoup plus rapides que d'autres. Vous trouverez ci-dessous les délais de traitement standard (en jours ouvrables) nécessaires à l'obtention d'un certificat de constitution après la soumission des statuts. Veuillez noter que des délais supplémentaires peuvent être dus à l'approbation des noms.

Compétence	Traitement standard	Traitement accéléré (des frais supplémentaires s'appliquent)
Fédéral	5 jours	2 jours
Alberta	5 jours	3 jours
Colombie-Britannique	10 jours	7 jours
Manitoba	15 jours	6 jours
Nouveau-Brunswick	10 jours	N/A
Terre-Neuve	21 jours	N/A
Nouvelle-Écosse	21 jours	N/A
Ontario	5 jours	2 jours
Île-du-Prince-Édouard	15 jours	N/A
Québec *	6 jours	3 jours
Saskatchewan **	30 jours	15 jours

* Le nom commercial sera déposé au moment de la constitution de la société, mais il faut compter un délai de traitement d'environ 14 jours ouvrables avant que le nom commercial ne soit officiellement approuvé.

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Protection de la dénomination sociale et de son utilisation

La société fédérale a probablement les critères les plus stricts pour accorder le droit d'utiliser un nom comme dénomination légale de la société. De nombreux facteurs sont pris en compte par les examinateurs de la société fédérale. Une fois que le nom est approuvé, il offre une protection juridique importante, bien que moindre que celle des marques.

La plupart des provinces n'offrent qu'une très faible protection de l'usage et accordent pratiquement n'importe quel nom à condition qu'il ne soit pas identique. En outre, si une protection existe, elle est limitée à la province concernée, contrairement aux sociétés fédérales qui bénéficient d'une protection à l'échelle du Canada.

Par exemple, une société fédérale dont le siège social est situé en Ontario est autorisée à exercer son activité et doit fournir certaines informations sur la société au gouvernement de l'Ontario. Si la société utilise un nom autre que sa dénomination sociale, celui-ci doit également être enregistré en vertu de la loi sur les noms commerciaux. Le gouvernement de l'Ontario demande 60 dollars pour un enregistrement de cinq ans.

En fait, pour assurer la meilleure protection juridique d'un nom commercial, il est préférable d'enregistrer une marque.
Cliquez ici pour en savoir plus.

Conformité

En règle générale, seules les personnes physiques (c'est-à-dire les individus) peuvent être administrateurs d'une société. Cependant, toutes les personnes physiques ne peuvent pas devenir administrateurs. En effet, certaines personnes physiques n'ont généralement pas le droit de devenir administrateur, à savoir

les personnes âgées de moins de 18 ans ;
les personnes âgées de plus de 18 ans qui sont sous tutelle ou curatelle ou qui sont autrement incapables ; et
dans certaines juridictions, les faillis non libérés.

Si une personne élue en tant qu'administrateur ne remplit pas les conditions d'éligibilité décrites ci-dessus à tout moment au cours de son mandat, son élection peut être considérée comme nulle et elle n'est plus considérée comme un administrateur. En revanche, les actes passés de cet administrateur ne peuvent généralement pas être annulés au seul motif qu'il n'était pas éligible en tant qu'administrateur.

À moins que les statuts de la société n'en disposent autrement, un administrateur n'est pas tenu d'être actionnaire de la société. En outre, certaines juridictions exigent qu'un administrateur soit un résident canadien - voir ci-dessous.

Compétence	Exigence de résidence au Canada
Fédéral	Au moins 25 % des administrateurs doivent être des résidents canadiens.
Alberta	Aucun
Colombie-Britannique	Aucun
Manitoba	La majorité des administrateurs doivent être des résidents canadiens
Nouveau-Brunswick	Aucun
Terre-Neuve	La majorité des administrateurs doivent être des résidents canadiens
Nouvelle-Écosse	Aucun
Ontario	Aucun
Île-du-Prince-Édouard	Aucun
Québec	Aucun
Saskatchewan	La majorité des administrateurs doivent être des résidents canadiens et au moins un administrateur doit être résident de la Saskatchewan.

Incorporation

Un autre facteur qui peut s'avérer important dans le choix du lieu de constitution d'une société est l'obligation de résidence au Canada dans chaque juridiction. Ce facteur est particulièrement important pour les étrangers qui créent une entreprise au Canada. Si ces conditions ne sont pas remplies, vous ne pouvez pas vous constituer en société dans cette juridiction.

La loi n'exige pas que les actionnaires soient des résidents canadiens, mais il peut y avoir des conséquences fiscales pour l'actionnaire ou la société.

Vous trouverez ci-dessous les exigences en matière de résidence des administrateurs pour chaque juridiction canadienne :

Compétence	Exigences en matière de résidence
Fédéral	Au moins 25 % doivent être des résidents canadiens
Alberta	Aucun
Colombie-Britannique	Aucun
Manitoba	Au moins 25 % doivent être des résidents canadiens
Terre-Neuve	Au moins 25 % doivent être des résidents canadiens
Nouveau-Brunswick	Aucun
Nouvelle-Écosse	Aucun
Ontario	Aucun
Île-du-Prince-Édouard	Aucun
Québec	Aucun
Saskatchewan	Au moins 25 % doivent être des résidents canadiens ; au moins un administrateur doit résider ordinairement en Saskatchewan.

Marque canadienne

In Canada, registration of a trademark consists of having the trademark entered on the Trademarks Register of the Trademarks Office of the Canadian Intellectual Property Office of Industry Canada. The entire process takes approximately eight to ten (12-18) months, unless there are opposition proceedings, in which case the process can be much longer.

In Canada, a trademark is registered by filing an application with the Trademarks Office together with a non-refundable fee of two hundred and fifty dollars ($250.00) for each trademark applied for. While it is possible to file an application for registration of a trademark that is not yet in use somewhere in Canada, the trademark must be in use in Canada before actual registration can occur.

An application for registration of a trademark must include a detailed description, in normal commercial terms, of the wares or services in relation to which the trademark is used.

Within a couple of weeks of receiving an application for registration of a trademark, the Trademarks Office will issue a confirmation of receipt of the application. Within the following month or two, the Trademarks Office examiners then carry out a search of trademark records for potentially conflicting marks. Should there be no apparent conflict, the examiners then make an initial determination as to the registrability of the trademark, assessing such characteristics as whether the trademark is "clearly descriptive" or "deceptively mis-descriptive". They will also decide whether the description of the wares or services complies with the regulations and is in normal commercial terms. The examiners advise the applicant of any adverse findings.

Once past the conflict search stage and initial determination of registrability, the trademark information is published in the Trademarks Journal. Any interested party may then make representations to the Trademarks Office, such as filing an opposition against registration of the trademark owing to alleged confusion with an existing mark. Should this happen, opposition proceedings can, if successful, bring the application process to an end or otherwise delay the registration process for eighteen (18) months or more.

If the Trademarks Office receives no objection within approximately three (3) months of publication in the Trademarks Journal, the Trademarks Office issues a notice of allowance of the application for registration.

TTo proceed to the final step of registration, a fee of two hundred dollars ($200.00) per trademark must be paid by the applicant within six (6) months of the date of the notice of allowance. Upon receipt of the registration fees, the Trademarks Office will issue a certificate of registration for each duly registered trademark.

US Trademarks

U.S. trademark applications can take anywhere from 12-18 months from time of initial filing to approval for registration. However, this timeline make take additional time depending on the specifics of each application, the timeliness of responses by the applicant and whether opposition proceedings are commenced and litigated. Below is a summary of the general steps of a filing of a U.S. trademark application with the USPTO.

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US TRADEMARK APPLICATION PROCESS

There are two types of trademark registration applications in the United States Patent and Trademark Office (USPTO).

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Use Application. If you are engaged in “commercial use” of your trademark, a “Use Application” may be filed. “Commercial Use” means that you have sold or delivered goods, or rendered services in the United States under the trademark. The application must state the date of first Commercial Use and must include a “specimen” of the trademark. A specimen is digital image of a label, packaging, photo of the product showing the trademark or advertising of services showing the trademark and describing the services. When your application is approved, your trademark is registered and the USPTO issues a Certificate of Registration. Your trademark protection is retroactive to the date of first Commercial Use stated in your application.

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Intent-To-Use Application. If, like most applicants, you have not yet started selling products or services in the United States at the time of application, you may file an Intent-To-Use application. It does not require a date of first Commercial Use or a specimen in the application. When your application is approved, the USPTO issues a Notice of Allowance. You must then file a Statement of Use indicating the date of first Commercial Use and providing a specimen. Upon acceptance of the Statement of Use, your trademark is registered and the USPTO issues a Certificate of Registration. Your trademark protection is retroactive to the date of the application.

Screening and Filing

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All services before the USPTO for your trademark are conducted by our affiliated US attorneys. The Attorneys conduct a screening of the USPTO database for identical or highly similar registered trademarks that will likely block registration of your trademark and provide to you a written report. If the screening concludes that an application is not viable, the Attorneys will screen an additional trademark of your choice without additional charge.

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When your trademark has been successfully screened, the Attorneys will prepare the application including the identification of products or services. This can be an important decision affecting approval of the application. If it is a Use Application, the attorneys will assist in selecting a specimen and date of first Commercial Use. The attorneys will electronically file the application and transmit any specimen. The USPTO will assign a Serial Number to the application. The Attorneys are the Attorneys of Record for the application and will handle all communications with the USPTO until registration or final refusal.

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Examining Attorney Review

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A USPTO Examining Attorney will review the application. It typically takes three to four months for your application to be assigned to an Examining Attorney. Registration of your trademark will be refused if the Examining Attorney concludes that there is a likelihood of confusion between your trademark and an existing registered trademark. The appearance, sound and meanings of the trademarks are considered as well as the products or services. Registration may also be refused if your trademark is deemed to be merely descriptive of your products or services. It is also common for an Examining Attorney to require minor changes to an application or request additional information. The Attorneys handle initial refusals, communications and change requests without additional charge.

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Publication

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If no refusals or additional requirements are identified, or if any refusals or other requirements are satisfied, the Examining Attorney approves your trademark for publication in the Official Gazette. Publication in the Official Gazette commences a thirty-day Opposition Period. During the Opposition Period, members of the public may file an Opposition Proceeding to oppose registration of your trademark. They may also obtain extensions of the Opposition Period. Opposition Proceedings are expensive, complex proceedings that are commenced in a relatively small number of applications.

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Final Processing

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Use Application

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Within approximately three to four months after your trademark is published in the Official Gazette, if no opposition was filed or any opposition is unsuccessful, then the USPTO registers your trademark and issues a Certificate of Registration with a Registration Date and Registration Number. We will send the original Certificate of Registration to you.

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Intent-To-Use Application

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Within approximately three to four months after your trademark is published in the Official Gazette, if no opposition was filed or any opposition is unsuccessful, then the USPTO issues a Notice of Allowance. Within six months of the Notice of Allowance, the Attorneys must file for you a Statement of Use (fees apply). The Statement of Use states the first approximate date of first Commercial Use in the United States and provides a specimen of the trademark. If you have not yet commenced Commercial Use in the United States or cannot provide a specimen of the trademark within six months of the Notice of Allowance, the Attorneys may apply for a six-month Extension (which is routinely granted). Additional, consecutive six-month Extension Requests may be filed up to a total of the expiration of three years following the Statement of Use (fees apply).

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Upon the acceptance of a Statement of Use, the USPTO registers the trademark and issues a Certificate of Registration with a Registration Date and Registration Number. We will send the original Certificate of Registration to you.

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Once your trademark has been registered or your application has been finally refused, our affiliated Attorneys are no longer the Attorneys of Record and your contact information (as listed in the application) will be the contact information for future correspondence by the USPTO or third parties concerning the trademark.

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After Your Trademark is Registered

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Registration owner files declaration: Between the beginning and end of the 6-year period after the registration date, the registration owner must file a Declaration of Continued Use (fees apply). Failure to do so will result in the cancellation of the registration.

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Registration owner files Declaration/Renewal: Within one year before the end of every 10-year period after the registration date, the registration owner must file a Declaration of Continued Use and Application for Renewal (fees apply). Failure to do so will result in cancellation or expiration of your registration.

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Our affiliated Attorneys are happy to assist you with these Post-Registration filings.

Incorporation

Le choix d'une dénomination sociale est probablement la tâche la plus difficile de la constitution d'une entreprise. Toute société doit avoir une dénomination acceptable au moment de sa constitution, car c'est sous cette dénomination qu'elle exercera ses droits et remplira ses obligations. Toutes les dénominations sociales doivent être conformes à diverses exigences légales.

La préoccupation la plus fréquente lors du choix d'une dénomination sociale est qu'elle ne doit pas être identique ou prêter à confusion avec une autre société ou entreprise utilisant déjà une dénomination identique ou similaire.

Une dénomination sociale se compose généralement de trois parties :

Élément distinctif ;

Élément descriptif ; et

une fin légale.

L'élément distinctif du nom est la partie qui distingue la société des autres sociétés, c'est-à-dire ce qui la rend différente. Plus le nom est différent ou fantaisiste, mieux c'est.

L'élément descriptif décrit les principales activités ou le type d'entreprise des sociétés.

La terminaison juridique indique qu'il s'agit en fait d'une personne morale et non d'un simple enregistrement commercial ou d'une société de personnes. Vous pouvez choisir parmi les mots suivants : Incorporated, Limited et Corporation, ou leurs abréviations respectives : Inc., Ltd. et Corp.

Toutes les sociétés DOIVENT avoir un élément distinctif et une terminaison légale à leur nom. Certaines sociétés choisissent de ne pas avoir d'élément descriptif.

Par exemple, dans le nom "Tiger Computers Inc.", le mot "Tiger" est l'élément distinctif, le mot "Computers" est l'élément descriptif et le mot "Inc." est la terminaison légale.

Vous trouverez ci-dessous d'autres exemples de noms de sociétés :

Type de nom	Élément distinctif	Élément descriptif	Fin légale
Mot inventé	Zazoul Golem Entarpa	Location de vidéos Gestion Logiciel	Inc. Ltd. Corp.
Mot de famille	Wilson J. Fedders Lee	Holdings Restaurant Nettoyeurs	Incorporée Limited Corporation
Nom descriptif	Smart Big and Tall Budget	Systèmes Habillement Restauration	Inc. Corp. Ltd.
Mot géographique	Toronto Ontario Montréal	Parfums Web Marketing Computer Depot	Incorporée Limited Corporation
Nom général	Général AAA Quartier	Camionnage Location Entreprises	Inc. Corp. Ltd.
Uniquement distinctif	Ashkar BlueCell iFast	- - -	Incorporée Limited Corporation

Pour augmenter les chances que le nom que vous proposez soit accepté ou qu'il n'entre pas en conflit avec une autre dénomination commerciale ou une autre marque, il est recommandé de choisir un nom qui décrive précisément votre entreprise et qui soit aussi spécifique et distinct que possible. Si votre proposition de dénomination sociale utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'elle soit acceptée diminuent considérablement. En outre, il peut vous être interdit d'utiliser une dénomination sociale qui soit identique ou trompeusement similaire à une dénomination sociale déjà utilisée par une autre société ou un concurrent dans votre juridiction.

Non Profit Corporation

The courts have identified four general categories of charitable purposes. For an organization to be registered, its purposes have to fall within one or more of the following categories:

the relief of poverty;
the advancement of education;
the advancement of religion; or
certain other purposes that benefit the community in a way the courts have said are charitable.

The relief of poverty

Organizations established for the relief of poverty include food banks, soup kitchens, as well as enterprises that supply low-cost rental housing, clothing, furniture, and appliances to the poor.

The advancement of education

The courts recognize a purpose or activity as advancing education in the charitable sense if it involves formal training of the mind or formal instruction, or if it prepares a person for a career, or if it improves a useful branch of human knowledge. Only providing information is not accepted by the courts as educational; training or instruction also have to be offered. The advancement of education includes:

establishing and operating schools, colleges, universities, and other similar institutions;
establishing academic chairs and lectureships;
providing scholarships, bursaries, and prizes for scholastic achievement;
undertaking research in a recognized field of knowledge (The research must be carried out for educational purposes and the results must be made available to the public.);
advancing science and scientific institutions, including maintaining learned societies (Professional associations or other societies that primarily provide benefits to members are not considered charitable.);
providing and maintaining museums and public art galleries.

The courts have ruled that an activity which advances education should involve a full and fair presentation of the facts so people can draw their own conclusions. If an organization intends to influence the opinion or actions of the public toward one side of a controversial issue, it is not advancing education in the charitable sense. For this reason, an advocacy group would not qualify as a charity.

The advancement of religion

This category refers to promoting the spiritual teachings of a religious body, and maintaining the doctrines and spiritual observances on which those teachings are based. There has to be an element of theistic worship, which means the worship of a deity or deities in the spiritual sense. To foster a belief in proper morals or ethics alone is not enough to qualify as a charity under this category. A religious body is considered charitable when its activities serve religious purposes for the public good. The beliefs and practices cannot be what the courts consider subversive or immoral.

Other activities that advance religion include:

organizing and providing religious instruction, and performing pastoral and missionary work; and
establishing and maintaining buildings for worship and other religious use.

Purposes beneficial to the community

This category includes various purposes that do not fall within the other categories, but which the courts have decided are charitable. However, not all purposes that benefit the public are charitable. For example, a property-owners' association or community association might not qualify. Organizations that normally qualify as charitable include those with the following purposes:

providing immediate relief to victims of natural disasters or sudden catastrophes (e.g., floods, earthquakes, and tornadoes);
relieving suffering or disability caused by old age, which includes providing facilities for the care, maintenance, and rehabilitation of the elderly;
preventing and relieving sickness and disability, both physical and mental (e.g., services performed by hospitals, clinics, nursing and convalescent homes, the provision of home care services and the establishment of workshops or other centres for disabled people);
providing rental housing and related facilities for people with special needs (e.g., homes for disabled people);
preserving the environment;
protecting the welfare of children (e.g., societies for the prevention of child abuse);
providing counselling services for people in distress;
rehabilitating victims of substance abuse and preventing substance abuse;
providing certain public amenities to benefit the community;
establishing safety rescue operations or a volunteer fire department; and
establishing humane societies, animal shelters, and similar institutions to prevent cruelty to animals.

Conformité

L'administrateur doit, dans l'exercice de ses fonctions, satisfaire à toutes les obligations qui lui sont imposées par la loi ainsi que par les statuts de la société et il doit agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés.

Agir avec prudence et diligence

La législation exige généralement de chaque administrateur qu'il fasse preuve d'une attention et d'une prudence raisonnables, tout en tenant compte de ses compétences, de son expérience et de sa position au sein de la société. Cette obligation légale n'exige pas d'un administrateur qu'il soit compétent en soi, mais elle l'oblige à faire de son mieux, compte tenu de ses compétences et de son sens des affaires. L'administrateur doit également agir avec diligence afin de compenser ses éventuelles faiblesses en sollicitant l'aide de conseillers qualifiés.

Honnêteté et loyauté

La législation impose également souvent une obligation de bonne foi à tous les administrateurs en les obligeant à agir avec honnêteté et loyauté et dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Sauf autorisation expresse de la société, un administrateur ne peut mélanger les biens (corporels ou incorporels) de la société avec les siens, ni utiliser à son profit ou à celui d'un tiers les biens de la société ou les informations qu'il obtient en raison de ses fonctions.

Un administrateur doit également éviter de se placer dans une situation de conflit d'intérêts (c'est-à-dire que son intérêt personnel entre en conflit avec ses obligations d'administrateur). Par conséquent, un administrateur doit informer la société de tout intérêt qu'il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer dans une situation de conflit d'intérêts. La nature et la valeur de cet intérêt doivent être déclarées et consignées dans le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration.

L'administrateur doit également informer l'entreprise, de manière générale, des contrats qu'il a conclus avec celle-ci ou de l'acquisition de droits sur les biens qu'il administre. La nature et la valeur des droits qu'il a acquis doivent être déclarées et consignées dans le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration et il doit s'abstenir de discuter et de voter sur la question, à moins qu'il ne s'agisse de la rémunération ou des conditions d'emploi de l'administrateur.

Lorsque l'administrateur n'informe pas correctement et immédiatement d'une acquisition ou d'un contrat, la société, ou l'un de ses membres, peut parfois demander au tribunal d'annuler l'acte ou d'ordonner à l'administrateur de rendre des comptes et de remettre le bénéfice réalisé à la société.

Passif exceptionnel

La législation prévoit parfois que l'argent distribué par la société pour le paiement indu d'un dividende ou d'un prêt à un actionnaire, l'acquisition ou le paiement indu d'actions, ou le rachat ou le remboursement indu d'actions, peut être récupéré auprès de ses administrateurs.

Un administrateur présent à la réunion au cours de laquelle la distribution irrégulière de fonds a été approuvée peut être considéré comme ayant approuvé toute résolution ou participé à toute mesure prise lors de cette réunion, à moins qu'il n'exige lors de la réunion que son désaccord soit consigné dans le procès-verbal ou qu'il ne notifie son désaccord par écrit au secrétaire de la réunion avant l'ajournement de la réunion.

Dissolution de la société

La législation tient souvent les administrateurs d'une société solidairement responsables des dettes de la société existant au moment de la dissolution, à l'égard de tout créancier qui n'a pas donné son consentement à la dissolution. Un administrateur peut parfois s'exonérer de sa responsabilité en prouvant qu'il a agi de bonne foi.

Transfert irrégulier d'actions

Si les administrateurs consentent au transfert des actions sans que le montant total soit payé et que la personne n'a pas les moyens de payer l'intégralité des actions, la législation considère généralement que les administrateurs sont solidairement responsables vis-à-vis des créanciers de la société.

Un administrateur peut parfois se disculper si, dans un certain délai après avoir pris connaissance du transfert irrégulier, il proteste dans le procès-verbal de l'assemblée et publie ensuite cette protestation dans un journal publié au lieu du siège social.

Salaires des employés

Les administrateurs peuvent être solidairement responsables vis-à-vis de leurs employés des salaires dus pour les services rendus à la société pendant qu'ils étaient administrateurs.

Fraude

Si la société commet une fraude, toute personne intéressée (par exemple, un actionnaire, un créancier, un fournisseur) peut tenir les administrateurs qui ont participé à l'acte présumé ou qui en ont tiré un profit personnel pour responsables des dommages subis par la société.

Législation environnementale

En règle générale, tout administrateur qui ordonne, autorise, conseille ou encourage la société à refuser ou à négliger de se conformer à un ordre de ne pas émettre, déposer, libérer ou rejeter un contaminant dans l'environnement peut contrevenir à une disposition de la législation applicable ou de ses règlements, et peut commettre une infraction et être passible de diverses amendes et/ou d'une peine d'emprisonnement.

Questions fiscales

En règle générale, si une société omet de déduire, de retenir, de verser ou de payer les montants requis au receveur général en vertu de la loi relative à l'impôt sur le revenu ou de verser la TPS comme l'exige la loi relative à la taxe d'accise, les administrateurs de la société à ce moment-là sont solidairement responsables, avec la société, du paiement du montant dû ainsi que des intérêts ou des pénalités. Toutefois, les administrateurs ne sont généralement tenus de payer ces montants qu'en cas de liquidation, de dissolution ou de faillite de la société ou à la suite d'une exécution non satisfaite à l'encontre de la société.

Un administrateur peut parfois s'exonérer de sa responsabilité en prouvant qu'il a exercé le degré de soin, de diligence et de compétence pour prévenir la défaillance qu'une personne raisonnablement prudente aurait exercé dans des circonstances comparables.

Conformité

Chaque année, la société doit mettre à jour les informations fournies dans son dépôt initial en effectuant un dépôt annuel. Le dépôt annuel, qui est envoyé par courrier à la société, doit être effectué dans les délais prescrits. Le dépôt annuel doit être accompagné du montant de la taxe annuelle de dépôt (le montant varie en fonction de la juridiction - voir ci-dessous). Toutefois, si le dépôt annuel n'est pas effectué dans les délais prescrits, une pénalité peut être imposée. Si une société ne dépose pas sa déclaration annuelle, l'organisme ou le service gouvernemental peut envoyer une notification indiquant que si la société ne dépose pas la déclaration annuelle manquante, elle peut être radiée des registres gouvernementaux, voire dissoute. C'est pourquoi les sociétés doivent prêter une attention particulière aux dates limites de dépôt. CorporationCentre.ca offre des services de maintenance qui facilitent ces dépôts annuels (créer un lien vers la maintenance).

Les taxes gouvernementales varient en fonction de la juridiction dans laquelle se trouve votre société. Vous trouverez ci-dessous un tableau indiquant les taxes annuelles de dépôt en vigueur dans chaque juridiction.

Compétence	Droits annuels actuels du gouvernement
Fédéral	$25
Alberta	$73
Colombie-Britannique	$45
Manitoba	$65
Nouveau-Brunswick	$60
Terre-Neuve	$100
Nouvelle-Écosse	$119
Ontario	$22
Île-du-Prince-Édouard	$30
Québec	$89
Saskatchewan	$50

Conformité

Il existe deux types d'assemblées des actionnaires : (a) l'assemblée annuelle des actionnaires et (b) l'assemblée extraordinaire.

Assemblées générales annuelles

La législation exige généralement qu'une assemblée des actionnaires ait lieu chaque année. L'assemblée se tient à la date prévue dans les statuts de la société ou dans son règlement intérieur. Dans la plupart des cas, les statuts de la société laissent aux administrateurs une grande latitude quant à la date de l'assemblée.

Les statuts ou le règlement intérieur de la société précisent généralement le lieu de l'assemblée. Si aucun lieu n'est précisé, l'assemblée se tient au siège social de la société.

Sauf dispositions contraires des statuts, la convocation à l'assemblée doit être faite au préalable par lettre recommandée ou certifiée à chaque actionnaire à sa dernière adresse connue. Un actionnaire peut renoncer à l'obligation de notification concernant la tenue de l'assemblée générale, soit en signant une renonciation écrite, soit en assistant à l'assemblée.

Au cours de l'assemblée générale annuelle, les actionnaires accomplissent les tâches suivantes :

recevoir, étudier et approuver le bilan et les autres états financiers qui leur sont soumis par le conseil d'administration ainsi que le rapport du commissaire aux comptes ;
ratifier les résolutions adoptées par les administrateurs au cours de l'année ;
élire les administrateurs pour l'année à venir ;
dans les petites sociétés, ratifier tous les actes accomplis par les administrateurs et les dirigeants au cours de l'année écoulée ; et
nommer des auditeurs. Les actionnaires d'une société privée peuvent, dans certaines juridictions, décider par voie de résolution de ne pas nommer de contrôleur des comptes. Cette résolution, qui reste valable jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, peut nécessiter le consentement de tous les actionnaires, y compris ceux qui n'ont pas le droit de vote. Le vérificateur, dont le mandat expire lors de la prochaine assemblée annuelle, est généralement un comptable agréé et n'est pas un administrateur ou un dirigeant de la société. Sa rémunération est fixée par les actionnaires, mais ce pouvoir est souvent délégué aux administrateurs.

Réunions spéciales

Les actionnaires peuvent également se réunir dans des circonstances exceptionnelles. Une assemblée spéciale peut être convoquée par les actionnaires, les administrateurs ou un juge.

Assemblée convoquée par les actionnaires
À tout moment, les actionnaires peuvent souhaiter se réunir pour discuter de problèmes urgents et prendre toutes les mesures nécessaires. Le secrétaire de la société doit recevoir une demande écrite signée par un pourcentage minimum des détenteurs d'actions souscrites de la société, décrivant les objets de l'assemblée proposée. Le directeur doit alors convoquer une assemblée spéciale pour discuter des questions mentionnées dans la demande écrite.
assemblée convoquée par les administrateurs
L'avis de convocation doit indiquer les points à traiter et être envoyé aux actionnaires conformément aux statuts de la société. En l'absence de dispositions spécifiques concernant l'obligation de convocation, les règles relatives aux assemblées générales annuelles s'appliquent généralement.

assemblée convoquée par un juge
Lorsqu'un compromis ou un arrangement est proposé entre la société et ses actionnaires et qu'il affecte les droits des actionnaires, un juge siégeant dans le district où la société a son siège social peut, dans certaines circonstances, à la demande de la société ou de tout actionnaire, ordonner la tenue d'une assemblée des actionnaires ou d'une assemblée d'une catégorie d'actionnaires de la manière indiquée par le juge.

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