Qu'est-ce que la conformité ou la maintenance des entreprises ?
Une fois qu'une société est constituée, elle a des obligations légales pour rester en conformité avec le droit des sociétés et rester en règle. Ces obligations sont généralement déclenchées lorsque des changements interviennent.
Ces exigences sont appelées "conformité de l'entreprise" ou "maintenance" et comprennent
Conformité des dépôts gouvernementaux - le dépôt des formulaires et rapports gouvernementaux pertinents dans les délais impartis afin que les informations relatives à l'entreprise soient à jour dans le registre gouvernemental.
Conformité des documents de l'entreprise - préparation de certains documents relatifs aux décisions commerciales et juridiques telles que les changements de propriété, les décisions majeures et les décisions prises lors des assemblées générales annuelles.
Une bonne conformité des sociétés résulte de la préparation rapide de la documentation appropriée conservée dans les registres de la société, ainsi que du dépôt des formulaires et avis gouvernementaux, en maintenant les informations pertinentes à jour dans les registres gouvernementaux. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des amendes gouvernementales, voire la dissolution (fermeture) d'une société.
Quand dois-je informer le gouvernement des modifications et mises à jour apportées à l'entreprise ?
Les sociétés sont tenues de tenir le gouvernement informé de leurs informations actuelles et de déposer des documents lorsque des changements interviennent afin de se conformer aux exigences légales. Ces mises à jour comprennent les changements relatifs à
- Adresse du siège social
- Lieux d'activité
- Administrateurs ou dirigeants
- Actionnaires (dans certaines provinces)
- Individus ayant un contrôle significatif
- Noms commerciaux DBA
Ces formulaires sont distincts et différents des formulaires fiscaux gouvernementaux tels que les déclarations d'impôts, les déclarations de TPS/TVP et les retenues à la source.
Quels sont les documents internes qu'une société doit conserver ?
Une société doit tenir des registres internes pour les décisions importantes prises par ses administrateurs et ses actionnaires. Ces décisions sont notamment les suivantes
- Élection/change d'un directeur
- Nomination/modification d'un agent
- Changement de siège social
- Changement de la dénomination sociale de la société
- Transactions entre actionnaires
- Émission ou transfert d'actions
- Versement d'un dividende de société
Qu'est-ce qu'une société ?
Une société (également appelée "entreprise") est une entité juridique qui possède sa propre personnalité juridique, distincte de ses propriétaires (appelés actionnaires) et des personnes qui gèrent et dirigent ses affaires et ses activités (appelées administrateurs et dirigeants).
Toute société est composée d'actionnaires, d'administrateurs et de dirigeants. Les actionnaires, comme leur nom l'indique, sont ceux qui détiennent (c'est-à-dire qui possèdent) les actions de la société. En raison des droits de vote qui sont généralement attachés aux actions, les actionnaires contrôlent la société. S'il n'y a qu'un seul actionnaire, celui-ci détient le contrôle absolu de la société. Si la société compte de nombreux actionnaires, le contrôle de la société dépend de la personne qui détient la majorité des actions avec droit de vote. Toutefois, les actionnaires ne gèrent pas directement la société. Ils exercent leur influence en élisant et en révoquant les administrateurs et en approuvant ou en désapprouvant les principales décisions de la société.
Dans la plupart des petites entreprises, ces distinctions sont quelque peu discutables dans la mesure où c'est souvent la même personne qui exerce toutes ces fonctions.
Où dois-je constituer mon entreprise en société ?
Si vous avez opté pour une société, vous devez choisir entre une société provinciale ou fédérale. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients et il n'existe pas de solution unique. Le choix de la juridiction peut dépendre des réponses apportées à ces questions :
- Prévoyez-vous de faire des affaires dans plus d'une province ?
- Quel pourcentage des administrateurs de la société seront des résidents du Canada, le cas échéant ?
- Dois-je avoir deux rapports annuels d'entreprise (un pour le fédéral et un pour le provincial) ?
- Est-ce que je veux économiser de l'argent maintenant pour la constitution d'une société, même si cela risque de me coûter plus cher à long terme ?
En bref, il est souvent plus simple et moins coûteux de constituer une société provinciale dans la province où votre entreprise exercera ses activités.
Vous trouverez ci-dessous les facteurs les plus courants qui sont utilisés pour décider de l'endroit où constituer une société.
Combien coûte la constitution d'une société ?
L'un des facteurs les plus importants pour les petites entreprises lorsqu'elles décident de se constituer en société est le coût de la constitution. La juridiction dans laquelle la société est constituée devient automatiquement un critère de décision, car les taxes gouvernementales ne sont pas les mêmes.
Vous trouverez ci-dessous les frais d'enregistrement des gouvernements en vigueur dans les juridictions canadiennes :
En outre, si vous constituez une société fédérale, vous devez également vous enregistrer au niveau extra-provincial. Actuellement, les frais provinciaux pour une société fédérale dont le siège social se trouve dans la province sont les suivants (ils s'ajoutent aux frais de constitution fédéraux de 200 $ indiqués ci-dessus) :
Dans la plupart des cas, il est plus coûteux de constituer une société fédérale. La seule exception est l'Ontario, où il n'y a pas de droits d'enregistrement provinciaux.
EN FAIT, IL EST MOINS COÛTEUX DE CONSTITUER UNE SOCIÉTÉ FÉDÉRALE QU'UNE SOCIÉTÉ ONTARIENNE EN ONTARIO.
En outre, il y a des déclarations annuelles à effectuer. Dans le cas d'une société fédérale, il faut déposer deux rapports annuels (20 à 40 dollars par an). Pour les sociétés provinciales, il n'y a qu'un seul rapport annuel.
Combien de temps faut-il pour constituer une société ?
Un autre facteur important dans la décision de constituer une société est le temps que cela prend. Certaines juridictions sont beaucoup plus rapides que d'autres. Vous trouverez ci-dessous les délais de traitement standard (en jours ouvrables) nécessaires à l'obtention d'un certificat de constitution après la soumission des statuts. Veuillez noter que des délais supplémentaires peuvent être dus à l'approbation des noms.
* Le nom commercial sera déposé au moment de la constitution de la société, mais il faut compter un délai de traitement d'environ 14 jours ouvrables avant que le nom commercial ne soit officiellement approuvé.
Protection de la dénomination sociale et de son utilisation
La société fédérale a probablement les critères les plus stricts pour accorder le droit d'utiliser un nom comme dénomination légale de la société. De nombreux facteurs sont pris en compte par les examinateurs de la société fédérale. Une fois que le nom est approuvé, il offre une protection juridique importante, bien que moindre que celle des marques.
La plupart des provinces n'offrent qu'une très faible protection de l'usage et accordent pratiquement n'importe quel nom à condition qu'il ne soit pas identique. En outre, si une protection existe, elle est limitée à la province concernée, contrairement aux sociétés fédérales qui bénéficient d'une protection à l'échelle du Canada.
Par exemple, une société fédérale dont le siège social est situé en Ontario est autorisée à exercer son activité et doit fournir certaines informations sur la société au gouvernement de l'Ontario. Si la société utilise un nom autre que sa dénomination sociale, celui-ci doit également être enregistré en vertu de la loi sur les noms commerciaux. Le gouvernement de l'Ontario demande 60 dollars pour un enregistrement de cinq ans.
En fait, pour assurer la meilleure protection juridique d'un nom commercial, il est préférable d'enregistrer une marque.
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Existe-t-il des conditions de résidence pour les sociétés ?
Un autre facteur qui peut s'avérer important dans le choix du lieu de constitution d'une société est l'obligation de résidence au Canada dans chaque juridiction. Ce facteur est particulièrement important pour les étrangers qui créent une entreprise au Canada. Si ces conditions ne sont pas remplies, vous ne pouvez pas vous constituer en société dans cette juridiction.
La loi n'exige pas que les actionnaires soient des résidents canadiens, mais il peut y avoir des conséquences fiscales pour l'actionnaire ou la société.
Vous trouverez ci-dessous les exigences en matière de résidence des administrateurs pour chaque juridiction canadienne :
Ai-je besoin d'un avocat pour me constituer en société ?
La loi n'exige pas qu'un avocat constitue votre entreprise en société. Vous pouvez préparer et déposer vous-même les formulaires gouvernementaux. Vous pouvez lire les formulaires gouvernementaux et les guides éventuels pour vous aider. Vous pouvez également faire appel à un service comme CorpCentre qui se chargera de déposer votre demande en votre nom. Cliquez ici pour commander auprès de CorpCentre. Vous pouvez bien entendu consulter un avocat qui pourra vous conseiller sur votre situation particulière.
Comment choisir le nom d'une société ?
Le choix d'une dénomination sociale est probablement la tâche la plus difficile de la constitution d'une entreprise. Toute société doit avoir une dénomination acceptable au moment de sa constitution, car c'est sous cette dénomination qu'elle exercera ses droits et remplira ses obligations. Toutes les dénominations sociales doivent être conformes à diverses exigences légales.
La préoccupation la plus fréquente lors du choix d'une dénomination sociale est qu'elle ne doit pas être identique ou prêter à confusion avec une autre société ou entreprise utilisant déjà une dénomination identique ou similaire.
Une dénomination sociale se compose généralement de trois parties :
- Élément distinctif ;
- Élément descriptif ; et
- une fin légale.
L'élément distinctif du nom est la partie qui distingue la société des autres sociétés, c'est-à-dire ce qui la rend différente. Plus le nom est différent ou fantaisiste, mieux c'est.
L'élément descriptif décrit les principales activités ou le type d'entreprise des sociétés.
La terminaison juridique indique qu'il s'agit en fait d'une personne morale et non d'un simple enregistrement commercial ou d'une société de personnes. Vous pouvez choisir parmi les mots suivants : Incorporated, Limited et Corporation, ou leurs abréviations respectives : Inc., Ltd. et Corp.
Toutes les sociétés DOIVENT avoir un élément distinctif et une terminaison légale à leur nom. Certaines sociétés choisissent de ne pas avoir d'élément descriptif.
Par exemple, dans le nom "Tiger Computers Inc.", le mot "Tiger" est l'élément distinctif, le mot "Computers" est l'élément descriptif et le mot "Inc." est la terminaison légale.
Vous trouverez ci-dessous d'autres exemples de noms de sociétés :
Pour augmenter les chances que le nom que vous proposez soit accepté ou qu'il n'entre pas en conflit avec une autre dénomination commerciale ou une autre marque, il est recommandé de choisir un nom qui décrive précisément votre entreprise et qui soit aussi spécifique et distinct que possible. Si votre proposition de dénomination sociale utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'elle soit acceptée diminuent considérablement. En outre, il peut vous être interdit d'utiliser une dénomination sociale qui soit identique ou trompeusement similaire à une dénomination sociale déjà utilisée par une autre société ou un concurrent dans votre juridiction.
Qu'est-ce que je n'ai pas le droit d'inclure dans le nom d'une société ?
Votre dénomination sociale ne peut pas être identique ou prêter à confusion avec une autre société ou entreprise qui utilise déjà une dénomination identique ou similaire. Les critères généralement utilisés pour déterminer s'il y a confusion sont les suivants :
- le caractère distinctif de chaque nom et de chacun de ses éléments
- similitude visuelle et phonétique
- la similitude des idées qu'ils évoquent
- la manière dont les noms sont utilisés
- la notoriété de chaque nom
- la concurrence réelle ou potentielle entre les sociétés
- la nature et la quantité des biens et services offerts
- territoire et nombre de personnes desservies par les deux sociétés
En outre, certains mots sont généralement interdits pour les sociétés commerciales. Il s'agit notamment de :
- Mot ou expression obscène
- Coop, coopérative ou toute variation
- GRC
- Colline du Parlement
- Nations Unies
- Croix-Rouge
- Logement
- Association
- Toute formulation pouvant prêter à confusion avec une institution gouvernementale
- Ingénierie, Ingénieurs
- Collège, Université, Institut
Qu'est-ce qu'une société "désignée" ?
Le choix d'une dénomination sociale est une tâche difficile car elle doit répondre à un certain nombre d'exigences légales. Par conséquent, pour augmenter les chances d'acceptation de votre proposition de dénomination, il est recommandé de choisir une dénomination qui décrive précisément votre entreprise et qui soit aussi spécifique et distincte que possible.
Si la raison sociale que vous proposez utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'elle soit acceptée diminuent. En outre, il peut vous être interdit d'utiliser une dénomination sociale qui soit identique ou trompeusement similaire à une dénomination sociale déjà utilisée par une autre société ou un concurrent dans votre juridiction.
Puis-je transférer mon DBA à une société ?
Dans certains cas, vous pouvez décider de reprendre ou de continuer à utiliser une entreprise individuelle ou une société de personnes existante dont la dénomination est identique ou similaire à la dénomination proposée pour votre société. Dans ce cas, il se peut que les statuts de la société doivent être accompagnés de documents supplémentaires, tels que :
1. un consentement signé par le propriétaire unique ou par tous les associés ;
2. l'engagement du propriétaire unique ou de la société de personnes que la procédure de dissolution sera entamée avant que la société proposée n'exerce ses activités ; et
3. une déclaration du propriétaire unique indiquant qu'il est effectivement le propriétaire unique ou d'un associé indiquant que le consentement et l'engagement ont été signés par tous les associés.
Comme toujours, CorpCentre s'occupe de toutes ces exigences lors de la constitution de la société.
Qu'est-ce qu'une société à numéro ?
Afin d'accélérer le processus de constitution et de permettre l'envoi immédiat des statuts, une société peut, à la demande des personnes qui la constituent, se voir attribuer un numéro comme dénomination sociale (par exemple, 123456 Canada Inc.).
La société peut alors enregistrer un nom commercial et être connue de ses clients comme faisant des affaires sous ce nom commercial. Bien que la société doive être identifiée par son nom réel (c'est-à-dire le numéro suivi de Canada Inc. ou Ltd.) pour toutes les questions et relations formelles et juridiques (par exemple, les contrats), la société peut utiliser son nom commercial pour les enseignes extérieures, les cartes de visite, le papier à en-tête, etc.
Dois-je constituer une société à dénomination ou une société à numéro ?
Bien que l'utilisation d'une société à numéro soit avantageuse, car elle permet d'éviter les délais et les frais liés à la recherche et à la réservation d'une dénomination sociale, elle n'est pas adaptée aux besoins de chacun. En particulier, une société à numéro n'est pas informative en ce sens qu'elle ne décrit pas l'entreprise de quelque manière que ce soit. C'est l'une des principales considérations que les gens prennent en compte lorsqu'ils choisissent une dénomination sociale. En outre, le fait d'avoir une société à numéro peut diminuer le prestige et la crédibilité associés à votre entreprise.
Si vous décidez de constituer une société nommée à l'aide de CorpCentre, CorpCentre obtiendra en votre nom le rapport de "recherche de nom" approprié qui doit être joint aux statuts.
Toutefois, même si vous constituez une société à numéro pour accélérer les choses, vous pouvez toujours déposer un DBA (Doing Business As) ou un nom commercial sous lequel votre société exerce ses activités.
De quels documents ai-je besoin pour me constituer en société ?
En règle générale, la plupart des juridictions exigent le dépôt de statuts de constitution et le paiement des frais de constitution prévus par la loi. Les statuts seront préparés par CorpCentre une fois que vous aurez rempli le formulaire de commande.
En outre, si vous choisissez de constituer une société nommée, vous devrez déposer un rapport de "recherche de nom" (exécuté par CorpCentre) avec les statuts de la société.
Qu'est-ce qu'un agent agréé ?
L'agent agréé sert d'adresse d'enregistrement de la société dans la province ou l'autre juridiction où elle a été constituée. L'agent agréé fournit une adresse enregistrée pour la réception des documents administratifs (et, dans certains cas, des documents juridiques) et sert généralement de contact local pour les agences gouvernementales. L'agent enregistré transmet ces documents et cette correspondance à la société.
Certaines provinces exigent qu'une société constituée sur leur territoire ait un agent agréé. Les sociétés font souvent appel à un agent agréé professionnel pour séparer les documents essentiels envoyés par les ministères ou d'autres organismes de la correspondance de la société.