Liste de contrôle avant constitution de société

1. Sélectionnez le nom de l'entreprise

Vous devez sélectionner le nom de l'entreprise. Vous pouvez également opter pour une société numérotée.

• Le nom d'une société de la Colombie-Britannique doit se terminer par l'un des termes suivants : Limited, Limitée, Incorporated, Incorporée, Corporation, Ltd, Ltée, Inc. ou Corp.
• Le nom d'une entreprise de Colombie-Britannique peut être en anglais, en français ou dans les deux langues.
• Le choix d'une dénomination sociale peut s'avérer difficile. Pour augmenter les chances d'acceptation de votre proposition de dénomination, essayez de choisir une dénomination aussi distincte que possible, tout en décrivant précisément votre entreprise. Si votre proposition de dénomination sociale utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'elle soit acceptée diminuent. En outre, il se peut que vous ne soyez pas autorisé à utiliser une dénomination identique ou faussement similaire à une dénomination déjà utilisée par une autre entreprise ou un concurrent dans votre juridiction.
• Il est également possible d'attribuer un numéro à une société de Colombie-Britannique en tant que dénomination sociale (par exemple, 123456 British Columbia Inc.). Cela permet d'accélérer le processus de constitution en société et d'obtenir immédiatement les statuts de la société. La société peut ensuite enregistrer un nom commercial et être connue de ses clients comme faisant des affaires sous ce nom commercial. Bien que la société doive être identifiée par son nom réel (c'est-à-dire le numéro suivi de British Columbia Inc. ou Ltd.) pour toutes les questions et relations formelles et juridiques (par exemple, les contrats), la société peut utiliser son nom commercial pour les enseignes extérieures, les cartes de visite, le papier à en-tête, etc.

2. Sélectionner un siège social

Vous devez choisir un siège social pour l'entreprise qui se trouve en Colombie-Britannique.

• Le siège social d'une entreprise est le lieu officiellement désigné comme tel par l'entreprise auprès de l'administration ou de l'autorité compétente. Le siège social peut être une adresse commerciale ou résidentielle, mais ne doit pas être une boîte postale. Vous aurez besoin de l'adresse complète.
• Le siège social est généralement le principal lieu d'activité de l'entreprise (par exemple, un magasin, une usine ou un bureau) et ne doit pas nécessairement être un "bureau". Si l'entreprise a plus d'un lieu d'activité, vous pouvez sélectionner n'importe lequel des lieux d'activité.

3. Nombre d'actions

Vous devez sélectionner le nombre d'actions dont disposera chaque actionnaire.

• Une société peut émettre autant ou aussi peu d'actions qu'elle le souhaite. Ce qui importe, c'est la proportion d'actions qui est initialement émise pour chaque actionnaire, plutôt que le nombre réel. Par exemple, s'il y a deux actionnaires et que chacun doit détenir une participation de 50 % dans la société, il importe peu que chaque actionnaire reçoive 10 actions ou 10 000 actions chacun, puisque dans les deux cas, les deux reçoivent une proportion égale d'actions.
• Néanmoins, il peut être avantageux d'émettre un plus grand nombre d'actions. Cela peut faciliter la vente d'une partie de ces actions à une date ultérieure, puisque chaque action aura une valeur inférieure. En outre, les émissions d'actions ultérieures de la société peuvent être plus attrayantes pour les investisseurs, car la valeur des actions est plus faible compte tenu du grand nombre d'actions déjà émises.
• Il n'est pas rare que le nombre total d'actions émises pour tous les actionnaires initiaux soit égal à 1000 actions. Toutefois, vous pouvez décider d'augmenter ou de diminuer ce montant.

4. Individus exerçant un contrôle significatif(ISC)

Vous devez préparer un registre de transparence.

À partir du 1er octobre 2020, les entreprises privées de la Colombie-Britannique devront tenir et conserver un registre de transparence.

Un registre de transparence est une liste d'informations sur les personnes importantes d'une entreprise figurant sur un document spécifique que seules les entreprises privées constituées en société en Colombie-Britannique sont tenues d'avoir et qui est conservé dans le bureau des archives de chaque entreprise. 

Le public n'a pas accès au registre de transparence - seuls les administrateurs actuels de l'entreprise, les forces de l'ordre et les inspecteurs spécifiques y ont accès, sous réserve de certaines règles.

Contenu

Chaque entreprise conservera les informations suivantes sur chaque personne importante :

• nom complet, date de naissance et dernière adresse connue
• s'ils sont citoyens canadiens ou résidents permanents du Canada
• s'il n'est pas citoyen canadien ou résident permanent du Canada, tout pays ou État dont il est citoyen
• s'ils sont résidents du Canada au sens de la loi de l'impôt sur le revenu (Canada)
• la date à laquelle ils sont devenus ou ont cessé d'être une personne importante de l'entreprise
• une description de la manière dont ils constituent une personne importante
  

Les sociétés doivent mettre à jour leur registre chaque année OU dans les 15 jours suivant la connaissance d'un changement affectant leur registre.

5. Sélectionner les directeurs

Vous devez décider qui seront les administrateurs de la société.

• Les administrateurs sont les personnes qui gèrent les affaires de l'entreprise et prennent toutes les décisions importantes pour l'entreprise.
• Toute société doit avoir au moins un administrateur, et il peut y en avoir plusieurs. Seules les personnes physiques peuvent être administrateurs d'une société.
• Les administrateurs peuvent également être des actionnaires et des dirigeants (voir ci-dessous) de l'entreprise. C'est d'ailleurs une pratique courante dans les petites entreprises.
• Vous devez connaître les informations suivantes pour chaque administrateur : son adresse résidentielle complète, s'il est résident canadien et sa profession.

6. Sélection des membres du bureau

Vous devez choisir les dirigeants de la société.

• Les dirigeants sont les personnes qui occupent certains postes de direction, tels que le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, entre autres.
• Une société doit nommer un président et un secrétaire.
• Les dirigeants peuvent occuper plus d'une fonction ou d'un poste. Par exemple, une personne peut être à la fois président, secrétaire et trésorier.
• Les dirigeants peuvent également être administrateurs et actionnaires de l'entreprise. C'est d'ailleurs souvent le cas dans les petites entreprises. Les dirigeants ne sont pas soumis à l'obligation de résidence au Canada.
• Pour chaque agent, vous devez connaître l'adresse complète de son domicile et sa profession.

7. Fin de l'année fiscale

Vous devez sélectionner la date de fin d'exercice de l'entreprise.

• Un exercice fiscal est une période de 12 mois utilisée par une entreprise comme période comptable officielle. La fin de l'exercice est le dernier jour officiel de l'exercice d'une entreprise. La fin de l'exercice n'est pas nécessairement le 31 décembre, mais est généralement le dernier jour du mois choisi.
• Il n'est pas rare que les entreprises choisissent le 31 décembre comme date de fin d'exercice. Toutefois, vous pouvez modifier cette date si vous avez des raisons spécifiques de le faire.

8. Sélectionner les comptables

Vous pouvez choisir les auditeurs ou les comptables de la société. Si vous ne le faites pas, vous pouvez quand même constituer la société.

• Les auditeurs sont les professionnels qui vérifient l'exactitude, la sincérité et l'acceptabilité générale des documents comptables d'une société et qui les attestent. Une société doit généralement nommer un auditeur pour préparer les états financiers annuels de la société. Le comptable doit être un CA, un CGA ou un autre professionnel possédant les qualifications requises. Vous pouvez également nommer des comptables pour préparer les états financiers de la société, mais qui n'agiront pas en tant qu'auditeurs de la société.
• Les actionnaires d'une société privée peuvent décider de ne pas nommer de commissaire aux comptes pour un exercice donné. Cette décision doit être approuvée par tous les actionnaires. Cette décision n'est valable que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, au cours de laquelle tous les actionnaires de la société doivent à nouveau consentir à ne pas nommer de commissaire aux comptes pour l'exercice suivant.

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