Liste de contrôle avant constitution de société

1. Sélectionnez le nom de l'entreprise

Vous devez sélectionner le nom de l'entreprise. Vous pouvez également opter pour une société numérotée.

• Le nom d'une entreprise québécoise doit se terminer par l'un des termes suivants : compagnie, corporation, inc. ou ltée.
• La raison sociale d'une entreprise québécoise doit avoir une version française en plus de toute autre langue (y compris l'anglais).
• Le choix d'une dénomination sociale peut s'avérer difficile. Pour augmenter les chances d'acceptation de votre proposition de dénomination, essayez de choisir une dénomination aussi distincte que possible, tout en décrivant précisément votre entreprise. Si votre proposition de dénomination sociale utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'elle soit acceptée diminuent. En outre, il se peut que vous ne soyez pas autorisé à utiliser une dénomination identique ou faussement similaire à une dénomination déjà utilisée par une autre entreprise ou un concurrent dans votre juridiction.
• Il est également possible d'attribuer à une société québécoise un numéro en guise de dénomination sociale (par exemple, 123456 Québec Inc.). Cela permet d'accélérer le processus de constitution et d'obtenir immédiatement les statuts de la société. La société peut ensuite enregistrer un nom commercial et être connue de ses clients comme faisant des affaires sous ce nom commercial. Bien que la société doive être identifiée par son nom réel (c'est-à-dire le numéro suivi de Québec Inc. ou Ltd.) pour toutes les questions et relations formelles et juridiques (par exemple, les contrats), la société peut utiliser son nom commercial pour les enseignes extérieures, les cartes de visite, le papier à en-tête, etc.

2. Sélectionner un siège social

Vous devez choisir un siège social pour la société qui soit situé au Québec.

• Le siège social d'une entreprise est le lieu officiellement désigné comme tel par l'entreprise auprès de l'administration ou de l'autorité compétente. Le siège social peut être une adresse commerciale ou résidentielle, mais ne doit pas être une boîte postale. Vous aurez besoin de l'adresse complète.
• Le siège social est généralement le principal lieu d'activité de l'entreprise (par exemple, un magasin, une usine ou un bureau) et ne doit pas nécessairement être un "bureau". Si l'entreprise a plus d'un lieu d'activité, vous pouvez sélectionner n'importe lequel des lieux d'activité.

3. Sélectionner les actionnaires

Vous devez choisir les actionnaires de la société.

• Les actionnaires sont les personnes qui détiennent (c'est-à-dire qui possèdent) les actions de la société. La personne qui détient les actions d'une société est essentiellement "propriétaire" de cette dernière. En raison des droits de vote qui sont généralement attachés aux actions, les actionnaires contrôlent la société.
• Toute société privée doit avoir au moins un actionnaire et il peut y avoir plusieurs actionnaires (mais pas plus de 50).
• Vous aurez besoin de l'adresse résidentielle complète de chaque actionnaire.

4. Nombre d'actions

Vous devez sélectionner le nombre d'actions dont disposera chaque actionnaire.

• Une société peut émettre autant ou aussi peu d'actions qu'elle le souhaite. Ce qui importe, c'est la proportion d'actions qui est initialement émise pour chaque actionnaire, plutôt que le nombre réel. Par exemple, s'il y a deux actionnaires et que chacun doit détenir une participation de 50 % dans la société, il importe peu que chaque actionnaire reçoive 10 actions ou 10 000 actions chacun, puisque dans les deux cas, les deux reçoivent une proportion égale d'actions.
• Néanmoins, il peut être avantageux d'émettre un plus grand nombre d'actions. Cela peut faciliter la vente d'une partie de ces actions à une date ultérieure, puisque chaque action aura une valeur inférieure. En outre, les émissions d'actions ultérieures de la société peuvent être plus attrayantes pour les investisseurs, car la valeur des actions est plus faible compte tenu du grand nombre d'actions déjà émises.
• Il n'est pas rare que le nombre total d'actions émises pour tous les actionnaires initiaux soit égal à 1000 actions. Toutefois, vous pouvez décider d'augmenter ou de diminuer ce montant.

5. Ultimate Beneficial Owner-(UBO) (Bénéficiaire effectif final)

Le 8 juin 2021, le gouvernement du Québec a introduit de nouvelles mesures et amélioré l'information disponible dans le registre des entreprises afin d'améliorer la transparence des entreprises et de renforcer la protection du public. 

Obligation de déclarer le(s) bénéficiaire(s) final(aux)

La définition du bénéficiaire final est la suivante : "une personne physique qui détient un droit de bénéficier d'une partie des revenus ou des actifs d'une entreprise, ou un droit de diriger ou d'influencer les activités d'une telle entreprise".

Obligation d'envoyer une copie de l'identification du directeur

Les entreprises doivent fournir une copie d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement uniquement pour les administrateurs actuels déclarés dans le registre des entreprises, afin de prouver leur identité.

Obligation de déclarer la date de naissance des administrateurs et des actionnaires

Les entreprises doivent également déclarer la date de naissance de toutes les personnes inscrites au registre des entreprises.

Possibilité de déclarer également une adresse professionnelle

Les entreprises doivent déclarer l'adresse du domicile des personnes physiques ; toutefois, elles peuvent déclarer une adresse professionnelle / commerciale des personnes physiques inscrites au registre, de sorte que l'adresse du domicile de la personne ne soit pas publiée dans le registre des entreprises.

Les sociétés doivent mettre à jour leur registre chaque année OU dans les 15 jours suivant la connaissance d'un changement affectant leur registre. 

6. Sélectionner les directeurs

Vous devez décider qui seront les administrateurs de la société.

• Les administrateurs sont les personnes qui gèrent les affaires de l'entreprise et prennent toutes les décisions importantes pour l'entreprise.
• Toute société doit avoir au moins un administrateur, et il peut y en avoir plusieurs. Seules les personnes physiques peuvent être administrateurs d'une société.
• Une société québécoise N'EXIGE PAS que les administrateurs soient des résidents canadiens.
• Les administrateurs peuvent également être des actionnaires et des dirigeants (voir ci-dessous) de l'entreprise. C'est d'ailleurs une pratique courante dans les petites entreprises.
• Vous devez connaître les informations suivantes pour chaque administrateur : son adresse résidentielle complète, s'il est résident canadien et sa profession.

7. Sélection des membres du bureau

Vous devez décider qui seront les dirigeants de la société.

• Les dirigeants sont les personnes qui occupent certains postes de direction, tels que le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, entre autres.
• Une société doit nommer un président et un secrétaire.
• Les dirigeants peuvent occuper plus d'une fonction ou d'un poste. Par exemple, une personne peut être à la fois président, secrétaire et trésorier.
• Les dirigeants peuvent également être administrateurs et actionnaires de l'entreprise. C'est d'ailleurs souvent le cas dans les petites entreprises. Les dirigeants ne sont pas soumis à l'obligation de résidence au Canada.
• Pour chaque agent, vous devez connaître l'adresse complète de son domicile et sa profession.

8. Fin de l'année fiscale

Vous devez sélectionner la date de fin d'exercice de l'entreprise.

• Un exercice fiscal est une période de 12 mois utilisée par une entreprise comme période comptable officielle. La fin de l'exercice est le dernier jour officiel de l'exercice d'une entreprise. La fin de l'exercice n'est pas nécessairement le 31 décembre, mais est généralement le dernier jour du mois choisi.
• Il n'est pas rare que les entreprises choisissent le 31 décembre comme date de fin d'exercice. Toutefois, vous pouvez modifier cette date si vous avez des raisons spécifiques de le faire.

9. Sélectionner les comptables

Vous pouvez choisir les auditeurs ou les comptables de la société. Si vous ne le faites pas, vous pouvez quand même constituer la société.

• Les auditeurs sont des professionnels qui vérifient l'exactitude, la sincérité et l'acceptabilité générale des documents comptables d'une entreprise et les certifient. Une entreprise doit généralement nommer un auditeur pour préparer les états financiers annuels de l'entreprise. Le comptable doit être un CA, un CGA ou un autre professionnel possédant les qualifications requises. Il est également possible de désigner des comptables pour préparer les états financiers de la société, mais qui n'agiront pas en tant qu'auditeurs de la société.
• Les actionnaires d'une société privée peuvent décider de ne pas nommer de commissaire aux comptes pour un exercice donné. Tous les actionnaires doivent approuver cette décision. Cette décision n'est valable que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, au cours de laquelle tous les actionnaires de la société doivent à nouveau consentir à ne pas nommer de commissaire aux comptes pour l'exercice suivant.

10. Frais d'enregistrement auprès du gouvernement

Les sociétés québécoises doivent s'acquitter d'un droit d'enregistrement de 389,00 $. Les sociétés nommées doivent également obtenir un rapport de recherche supplémentaire au prix de 75,00 $.

11. Délai de traitement des noms commerciaux par le gouvernement

Veuillez noter que tout nom commercial sera déposé au moment de la constitution de la société, mais qu'il faut compter un délai de traitement d'environ 7 à 14 jours ouvrables avant que le nom commercial ne soit officiellement approuvé.