Liste de contrôle avant constitution de société

1. Sélectionnez le nom de la société

Vous devez choisir le nom de la société. Vous pouvez également opter pour une société à numéro.

• Le nom d'une société de l'Ontario doit se terminer par l'un des termes suivants : Limited, Limitée, Incorporated, Incorporée, Corporation, Ltd, Ltée, Inc. ou Corp.
• La raison sociale d'une société de l'Ontario doit être rédigée en anglais, en français ou dans les deux langues.
• Le choix d'une dénomination sociale peut s'avérer difficile. Pour augmenter les chances d'acceptation de votre proposition de dénomination, essayez de choisir une dénomination aussi distincte que possible, tout en décrivant précisément votre entreprise. Si votre proposition de dénomination sociale utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'elle soit acceptée diminuent. En outre, il se peut que vous ne soyez pas autorisé à utiliser une dénomination identique ou faussement similaire à une dénomination déjà utilisée par une autre société ou un concurrent dans votre juridiction.
• Il est également possible d'attribuer à une société de l'Ontario un numéro comme dénomination sociale (par exemple, 123456 Ontario Inc.). Cela permet d'accélérer le processus de constitution en société et de délivrer immédiatement les statuts. La société peut ensuite enregistrer un nom commercial et être connue de ses clients comme faisant des affaires sous ce nom commercial. Bien que la société doive être identifiée par son nom réel (c'est-à-dire le numéro suivi de Ontario Inc. ou Ltd.) pour toutes les questions et relations formelles et juridiques (par exemple, les contrats), la société peut utiliser son nom commercial pour les enseignes extérieures, les cartes de visite, le papier à en-tête, etc.

2. Sélectionner un siège social

Vous devez choisir un siège social pour la société qui se trouve en Ontario.

• Le siège social d'une société est le lieu officiellement désigné comme tel par la société auprès de l'administration ou de l'autorité compétente. Le siège social peut être une adresse commerciale ou résidentielle, mais ne doit pas être une boîte postale. Vous aurez besoin de l'adresse complète.
• Le siège social est généralement le principal lieu d'activité de la société (par exemple, un magasin, une usine ou un bureau) et ne doit pas nécessairement être un "bureau". Si la société a plus d'un lieu d'activité, vous pouvez choisir n'importe lequel des lieux d'activité.

3. Sélectionner les actionnaires

Vous devez choisir les actionnaires de la société.

• Les actionnaires sont les personnes qui détiennent (c'est-à-dire qui possèdent) les actions de la société. La personne qui détient les actions d'une société est essentiellement "propriétaire" de la société. En raison des droits de vote généralement attachés aux actions, les actionnaires contrôlent la société.
• Toute société privée doit avoir au moins un actionnaire et il peut y avoir plusieurs actionnaires (mais pas plus de 50).
• Vous aurez besoin de l'adresse résidentielle complète de chaque actionnaire.

4. Nombre d'actions

Vous devez sélectionner le nombre d'actions dont disposera chaque actionnaire.

• Une société peut émettre autant ou aussi peu d'actions qu'elle le souhaite. Ce qui importe, c'est la proportion d'actions qui est initialement émise pour chaque actionnaire, plutôt que le nombre réel. Par exemple, s'il y a deux actionnaires et que chacun doit détenir une participation de 50 % dans la société, il importe peu que chaque actionnaire reçoive 10 actions ou 10 000 actions chacun, puisque dans les deux cas, les deux reçoivent une proportion égale d'actions.
• Néanmoins, il peut être avantageux d'émettre un plus grand nombre d'actions. Cela peut faciliter la vente d'une partie de ces actions à une date ultérieure, étant donné que chaque action aura une valeur inférieure. En outre, les émissions d'actions ultérieures de la société peuvent être plus attrayantes pour les investisseurs, car la valeur des actions est plus faible compte tenu du nombre plus élevé d'actions déjà émises.
• Il n'est pas rare que le nombre total d'actions émises pour tous les actionnaires initiaux soit égal à 1000 actions. Toutefois, vous pouvez décider d'augmenter ou de diminuer ce montant.

5. Individus exerçant un contrôle significatif(ISC)

Vous devez préparer un registre de transparence.

À compter du 1er janvier 2023, les sociétés privées de l'Ontario sont tenues de conserver leurs informations sur les bénéficiaires effectifs (BOI), ou sur les "personnes exerçant un contrôle significatif", et de fournir ces informations à la demande des autorités chargées de l'application de la loi, des autorités réglementaires et des autorités fiscales.

Ces obligations d'information s'appliquent à toute personne, appelée "personne exerçant un contrôle significatif", qui

• possède, contrôle ou dirige :
  • 25 % ou plus des actions avec droit de vote de la société OU‍
  • les actions qui représentent au moins 25 % de la valeur marchande de toutes les actions en circulation de la société
• exerce une influence directe ou indirecte sur la société sans détenir au moins 25 % des actions, ou
• possède ou contrôle un nombre important d'actions conjointement avec d'autres personnes.

Les sociétés peuvent conserver ces informations au siège social de la société. Les entreprises ne doivent pas soumettre ces informations à un registre. Les sociétés doivent fournir ces informations aux autorités chargées de l'application de la loi, aux autorités fiscales et à certaines autorités réglementaires, si elles en font la demande.

Quelles informations devez-vous conserver ?

Pour chaque personne physique exerçant un contrôle significatif, la société doit conserver les informations suivantes :

• Nom, date de naissance et dernière adresse connue de chaque personne exerçant un contrôle significatif.
• Juridiction de résidence fiscale.
• Jour où ils sont devenus ou ont cessé d'être un individu exerçant un contrôle significatif.
• Description de la manière dont la personne physique exerce un contrôle significatif sur la société, y compris une description des intérêts et des droits qu'elle détient dans les actions de la société.
• Description des mesures prises par l'entreprise pour tenir ces informations à jour chaque année.
  

Les sociétés doivent mettre à jour leur registre chaque année OU dans les 15 jours suivant la connaissance d'un changement affectant leur registre.

6. Sélectionner les directeurs

Vous devez décider qui seront les administrateurs de la société.

• Les administrateurs sont les personnes qui gèrent les affaires de la société et prennent toutes les décisions importantes pour la société.
• Toute société doit avoir au moins un administrateur, et il peut y en avoir plusieurs. Seules les personnes physiques peuvent être administrateurs d'une société.
• À partir du 5 juillet 2021, une société provinciale de l'Ontario n'est plus tenue d'avoir un nombre minimum d'administrateurs résidents canadiens.
• Les administrateurs peuvent également être des actionnaires et des dirigeants (voir ci-dessous) de la société. En fait, c'est souvent le cas dans les petites sociétés.
• Vous devez connaître les informations suivantes pour chaque administrateur : son adresse résidentielle complète, s'il est résident canadien et sa profession.

7. Sélection des membres du bureau

Vous devez décider qui seront les dirigeants de la société.

• Les dirigeants sont les personnes qui occupent certains postes de direction, tels que le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, entre autres.
• Une société doit nommer un président et un secrétaire.
• Les dirigeants peuvent occuper plus d'une fonction ou d'un poste. Par exemple, une personne peut être à la fois président, secrétaire et trésorier de la société.
• Les dirigeants peuvent également être administrateurs et actionnaires de la société. En fait, c'est souvent le cas dans les petites sociétés. Aucune condition de résidence au Canada n'est exigée pour les dirigeants.
• Pour chaque agent, vous devez connaître l'adresse complète de son domicile et sa profession.

8. Fin de l'année fiscale

Vous devez sélectionner la date de fin d'exercice de la société.

• Un exercice fiscal est une période de 12 mois utilisée par une société comme période comptable officielle. La fin de l'exercice est le dernier jour officiel de l'exercice d'une société. La fin de l'exercice n'est pas nécessairement le 31 décembre, mais est généralement le dernier jour du mois choisi.
• Il n'est pas rare que les entreprises choisissent le 31 décembre comme date de fin d'exercice. Toutefois, vous pouvez modifier cette date si vous avez des raisons particulières de le faire.

9. Sélectionner les comptables

Vous pouvez choisir les auditeurs ou les comptables de la société. Si vous ne le faites pas, vous pouvez quand même constituer la société.

• Les auditeurs sont les professionnels qui vérifient l'exactitude, la sincérité et l'acceptabilité générale des documents comptables d'une société et qui les attestent. Une société doit généralement nommer un auditeur pour préparer les états financiers annuels de la société. Le comptable doit être un CA, un CGA ou un autre professionnel possédant les qualifications requises. Vous pouvez également nommer des comptables pour préparer les états financiers de la société, mais qui n'agiront pas en tant qu'auditeurs de la société.
• Les actionnaires d'une société privée peuvent décider de ne pas nommer de commissaire aux comptes pour un exercice donné. Cette décision doit être approuvée par tous les actionnaires. Cette décision n'est valable que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, au cours de laquelle tous les actionnaires de la société doivent à nouveau consentir à ne pas nommer de commissaire aux comptes pour l'exercice suivant.

10. Frais d'enregistrement auprès du gouvernement

Les sociétés de l'Ontario doivent s'acquitter d'un droit de constitution de 300,00 $. Les sociétés nommées nécessitent également un rapport de recherche supplémentaire au prix de 30,00 $.